客户关系管理软件(CRM)可以使销售人员快速得到把所有有用的客户信息，这使得他们能够高效地完成一项交易。不过，为了能让客户关系管理系统发挥出最大的作用，企业及其销售人员必须努力学习如何正确使用该系统，并且尽自己的职责让它正常运转。 用户通过CRM系统，主要用来与客户以及潜在客户沟通，以及全方位的审视客户关系。
除了能够管理与客户与潜在客户的关系外，CRM软件还可以帮助企业了解有关个人或企业的信息，并且吸收和存储学习到的知识或经验教训。然后，该公司就可以把这些学到得知识转化成更多的潜在客户和销售线索，增加销售额并扩大现有客户的平均有效期，企业可以使用CRM系统来追踪线索、销售过程，并跟踪和服务现有客户。
下面这个例子可以更加形象地说明怎样通过CRM将可能的销售线索转化成真实的客户。
当用户在网上注册时，也许是为了回应推销信息，他们就会收到一封由产品销售人员签名的自动电子邮件，感谢他进行注册并告知这位用户该公司将会通过邮件快递给他一个资料包，第二天，这些材料就会邮寄出去，同时还有一封销售人员签名的信。三天后，第二封电子邮件就会自动发送到该用户的邮箱里，主要是评论所发送的资料，并提醒用户在未来几天内，销售人员会和他进行联系。这样，公司就对用户做出了多个承诺，正是这些承诺使得该公司与用户建立起了信任关系，几天后，当销售人员给这位客打电话时，他已经收到了来自这位销售人员的三封信函，并且知道了这位销售人员的姓名和公司名称。销售人员打电话之前与用户所有的交流是由CRM系统和管理人员自动处理的，从而使他们能够腾出更多的时间和精力去做更有意义的事情---追逐热点线索和完成交易。 CRM放大了销售人员的时间利用率，这使得销售人员看起来工作非常积极，但实际上，他只不过给心存感动的潜在客户打了一个电话而已。
此外，CRM系统还可以让销售人员互相分享信息变得更加容易.举例来说，如果几个销售人员为同一个客户服务，通过CRM系统他们都可以有关该客户的各种信息，比如最后一次打电话的时间、成功或失败信息等等，并使用这些情报来完善自己的销售活动。